При отсутствии должного опыта и квалификации, некоторые специалисты при формировании управленческой отчётности, осуществляют ввод первичных данных для отчёта движения денежных средств (ОДДС) непосредственно в отчёт. Такой подход является в корне неверным, неся в себе множество недостатков. Во-первых – отсутствие возможности посмотреть детализацию введённой информации, во-вторых – невозможность найти ошибку и исправить её на основании укрупнённых данных. Таким образом, необходимо четко разделять ввод информации и итоговое отображение данных в отчете.
Чтобы решить эти проблемы, для ввода данных необходимо использовать реестр хозяйственных операций – специальную таблицу, в которой каждая строка соответствует отдельной операции, а столбец – отдельному аналитическому признаку. Каждая новая операция заносится в конец списка под предыдущими, с заполнением всех реквизитов по столбцам. После заполнения всех данных, информация автоматически должна попадать в итоговый ОДДС. В зависимости от деятельности компании реестр хозяйственных операций в Excel может содержать десятки или даже сотни тысяч строк. Но беспокоиться об этом не стоит – программа с лёгкостью оперирует таким объёмами. Для достоверности и полноты информации в реестр должны вноситься все операции вне зависимости от принадлежности к счёту, кассе или юридическому лицу. Большое значение имеет продуманная структура столбцов (реквизитов реестра), которая соответствует глубине аналитики, которую нужно получить от отчёта. Основными из них следует считать:
- дату операции;
- наименование или номер расчётного счёта, либо кассы;
- статью движения денежных средств;
- наименование участвующего в операции контрагента;
- сумму операции;
- комментарии.
Тем самым, мы получим основную информацию об операции, которая пойдёт в ОДДС. Для упрощения дальнейшей обработки информации столбец «Дата операции» можно дополнить столбцом месяц, используя формулу МЕСЯЦ. В особенности это необходимо для ведения отчёта движения денежных средств по нескольким столбцам, каждый из которых соответствует месяцу.
Теперь создаем наш реестр хозяйственных операций, создавая для этого отдельный лист «Реестр» в новой книге Отчёта движения денежных средств. Для этого на листе «Реестр» создаётся таблица с заголовками, как в описанных выше реквизитах (либо с необходимыми дополнениями), вводятся данные хозяйственных операций с обязательным заполнением всех необходимых столбцов. Также, при необходимости могут быть добавлены соответствующие описание операций, переносимые из собственных шаблонов, используя формулу ВПР. Для облегчения работы с реестром, поиска необходимых элементов, таблицу следует дополнить автофильтром в шапке таблицы, позволяющим делать выборку по нескольким столбцам. А для получения промежуточных сумм при использовании фильтра – промежуточными итогами, используя формулу ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. В следующих статьях поговорим о переносе данных в отчёт движения денежных средств на новый лист в книге Excel.