Создание отчёта о движении денежных средств (ОДДС) в MS Excel. Часть 2

В предыдущей статье мы начали изучать тему создания отчёта о движении денежных средств (ОДДС). Сегодня продолжим освещать этот вопрос.

Для того, чтобы работа по созданию ОДДС была рациональной и эффективной, а также, в дальнейшем пользоваться данным отчётом было удобно, он должен состоять из трёх листов: Шаблон, лист Реестра и сам ОДДС. Ранее мы говорили о Реестре хозяйственных операций и для чего он нам необходим. Теперь поговорим о Шаблоне. Дело в том, что для корректного разнесения операций в Реестр и последующего переноса и консолидации данных в отчёт, заносимые операции должны быть унифицированы, по крайней мере в части определения направления движения и статьи движения денежных средств. Именно для этого и создаётся лист Шаблон (в общем-то его можно назвать как угодно – Справочник, например).

Как правило, на этом листе содержится вспомогательная информация для Реестра. Сюда необходимо добавлять статьи прихода и расхода денежных средств с указанием направления в соседнем столбце (приход или расход). Список статей затрат удобно преобразовать в виде так называемой умной таблицы. В дальнейшем это будет облегчать установку ссылок. При добавлении новой статьи движения денежных средств список будет автоматически расширяться.

Далее в Реестре через вкладку Данные – Проверка данных – Список (в поле Проверка значений) создаётся список на источник данных. Таким образом, при занесении новой статьи движения денежных средств основную информацию можно будет заносить с помощью всплывающего списка (треугольничка, направленного вниз), при нажатии на который, будет отображаться список с листа Шаблон, что исключит всякую техническую ошибку или опечатку при добавлении статьи вручную. Данные о направлении движения (приход или расход) можно также подтягивать аналогичным способом с листа Шаблон. Альтернативный способ – с помощью функции ВПР подтягивать соответствие статьи направлению движения. Опять же, при создании Реестра хозяйственных операций в форме той же умной таблицы, эту формулу можно протянуть и при добавлении новой строки данные о направлении движения будут дублироваться на следующую строку.

Облегчайте себе работу с помощью средств автоматизации бизнес-процессов. И таким средством, безусловно, являются наши продукты. В следующей статье поговорим о последнем листе файла – листе ОДДС.