О чём речь?
Недавно нам на глаза попалась интересная программа – Сводная таблица, помогающая за считанные минуты обработать и проанализировать большие объёмы информации и создающая готовые аналитические отчёты для дальнейшего использования. О ней мы и поговорим в нашей статье.
Работая с большими массивами данных, любой специалист сталкивался с проблемами, как лучше структурировать и проанализировать информацию. Ведь когда перед вами так называемая «простыня» данных, сложно что-то понять и сделать определённые выводы, на основе которых можно принять верные решения. Для выполнения такой задачи на помощь часто приходят сводные таблицы, помогающие «схлопывать» информацию в виде удобных представлений, шахматной таблицы, производить дополнительные вычисления, фильтровать данные и строить графики. С помощью сводных таблиц можно выбрать и проанализировать необходимую информацию, не разворачивая весь массив данных. Конечно же, для воплощения в жизнь подобных проектов чаще всего используют программу MS Excel, в которой встроены мощные инструменты для построения сводных таблиц и осуществления дополнительных вычислений. Но как ни печально это звучит, но сводные таблицы в Excel для большинства неопытных пользователей оказываются камнем преткновения. Более того, даже во многих объявлениях о трудоустройстве, помимо профессиональных знаний и уверенного владения Excel, перечисляется требование «умение строить сводные таблицы». Получается, что такой инструмент, как сводная таблица в Excel является продвинутым уровнем знания этой программы!
Что же делать тем людям, которые не обладают глубокими знаниями в MS Excel, но хотят получить исчерпывающую информацию из отчётов? Как выясняется, решение есть – это программа Сводная таблица (PIVOT TABLE) от разработчика NeoNeuro, позволяющая построить сводную таблицу буквально за один клик. Причём, это будет не просто сводная таблица, которую предлагает Excel, а уже готовый настроенный инструмент, с возможностью любых фильтров, анализа во множестве разрезов, подключённых графиков, определения лучших и худших направлений деятельности и многое другое! И самое главное – это универсальный инструмент для глубокого анализа данных, который может использовать любой пользователь. Сразу скажем, что в своё время в рамках нашего проекта мы хотели разработать подобный инструмент, например, для всестороннего анализа продаж. Но сразу столкнулись с главной проблемой: все отчёты по продажам в разных компаниях, у разных пользователей абсолютно разнородны! Поэтому создать универсальный инструмент, используя стандартные средства Excel, не представляется возможным.
Как же решили проблему отсутствия универсальности разработчики из NeoNeuro? С помощью искусственного интеллекта, заложенного в программу Сводная таблица. Да, ни больше, ни меньше. Ведь это заявлено даже в миссии компании NeoNeuro.
Знакомство с программой или как это работает на практике?
После скачивания и установки программы (весь процесс элементарный), запускаем программу и выбираем файл для анализа. В качестве источника данных могут быть использованы файлы:
- MS Excel – xls, xlsx, xlsm;
- MS Access – mdb, accdb;
- SQLite – sdb, s3db;
- Firebird – fdb, fb;
- CSV;
- онлайн источники – AmoCRM и Bitrix24;
- файлы с расширением. npt – формат проектов NeoNeuro – Сводная Таблица.
Программа сама распознаёт, где данные, а где заголовки, причём, сложные, с объединёнными ячейками.
Для примера в программу встроены тестовые файлы, на которых можно потренироваться. То, что сразу бросилось в глаза – это встроенная система подсказок, которая поможет максимально быстро и самостоятельно овладеть программой Сводная таблица. Последовательно нажимая на слайды-подсказки, мы увидим весь процесс работы программы.
Помимо этого, в программе имеется и подробное руководство пользователя, в котором можно найти ответы на любые вопросы по программе.
Как уже говорилось выше, в программу Сводная таблица (PIVOT TABLE) встроен искусственный интеллект, который автоматически распознаёт заголовки (в том числе даже объединённые ячейки), данные и их типы.
Максимум, что потребуется на начальном этапе после загрузки отчёта для анализа – это указать столбцы с датой и суммой, хотя и это, чаще всего, происходит автоматически.
Помимо этого, на данном этапе мы отмечаем необходимые галочки на вкладке «Рассчитываемые показатели».
Как видим из рисунка, в таблице отображаются данные о базовом и отчетном периоде в разрезах дат, суммы, количества, среднего, долей и трендов.
После выбора данных строятся все отчёты. Процесс практически моментальный. Данные группируются по категориям, в вверху таблице отображаются наиболее значимые изменения: лидеры роста и падения показателей.
Полная сводная таблица
Полная сводная таблица – основное поле программы в котором представлены совокупные аналитические данные по проекту. Помимо этого, кликая на отдельные элементы, можно получить детальные аналитические данные по интересующему показателю, периоду или товару.
При выборе соответствующего товара меняется график в окне ниже.
Управление интересующими аналитическими показателями осуществляется с помощью вкладки «Фильтр», где можно выбрать интересующие показатели, которые необходимо отобразить в Сводной таблице.
Например, как изображено на рисунке, добавить тренд по количеству.
В поле «Период», выбираются данные за текущий или базовый период, последний или предпоследний день, неделю, месяц, или даже год. Быстрый выбор таких периодов программы тоже является неоспоримым плюсом, так как в сводной таблице в MS Excel фильтрация при такой разнородности периодов данных, весьма затруднительна.
Нажимая на поле «Товар», можно выбрать тип диаграммы в окне графиков ниже. Например, построим круговую диаграмму, отображающую структуру продаваемых товаров – простой и наглядный инструмент, чтобы визуально увидеть наиболее и наименее продаваемые категории товаров.
Для того, чтобы скрыть ненужные элементы в списке товаров, предусмотрен ползунок-фильтр, при перемещении которого вверх, эти элементы убираются в «Другие». По умолчанию туда попадают элементы, чья доля менее 2,5%. При группировке, новая структура с большей долей других меняется и на круговой диаграмме внизу.
Естественно, что все графики уже оптимально настроены, что не потребует Вашего дополнительного времени и внимания к техническим деталям. Так, в программу встроены основные популярные виды графиков, которые преобразуются в выбранный тип в один клик.
Итак, следуя подсказкам системы, построим гистограмму, на основании выбранных данных. Здесь, помимо совокупных данных можно построить график на основании интересующего товара.
Например, при выборе определённого товара, на панели вверху появляется его название и помимо графика, во всех полях совокупные данные о всех товарах меняются на данные о выбранном товаре.
Чтобы вернуться ко всем товарам, на панели слева от выбранного товара нажимаем на кнопку «Очистить фильтры».
Далее рассмотрим ещё один интересный инструмент для анализа – сравнение двух периодов на графике.
Для этого на ленте меню во вкладке «Главная» выберем интересующий периоды для сравнения и отображения на графике в окне ниже.
Быстрая сводная таблица
Данная вкладка служит для быстрого создания классических сводных таблиц со всеми основными показателями в программе. Такую таблицу легко копировать, нажав Shift+Ctrl+C, или выбрав пункт меню «Копировать таблицу» из контекстного меню после нажатия правой кнопки мышки. Теперь можно вставлять данные в Excel для дальнейшего анализа данных.
Для того, чтобы поменять столбцы и строки местами, существует кнопка «Транспонировать» на главной ленте меню. Это удобный инструмент, чтобы увидеть данные в новом ракурсе.
Выше мы писали об источниках данных для отчёта. Добавим, что в программе Сводная таблица прекрасно настроен обмен данными с такими популярными базами данных, как 1С, Oracle, MS Access, MS SQL и другими. Кроме того, программу можно связать с популярными CRM-системами, но об этом позже.
После того, как мы выбрали все необходимые данные, можно нажать кнопку Excel, и система сгенерирует целый аналитический отчёт, а потом экспортирует в программу MS Excel несколько листов данных.
В примере мы получили такие листы: Полная статистика, Товар, Упаковка, Производитель, Регион, Сумма, Тип товара.
Так, в Полной таблице представлена аналитика по периодам, дате, сумме, количестве, среднему, трендам и долям. Соответственно, добавлены графики по анализируемым данным. Так как данные находятся в Программе, графики вставлены в виде рисунков и не интерактивны.
На других листах в разрезе товара, производителя, упаковки и тому подобное. данные включают информацию о количестве уникальных значений, максимальным и минимальным сумме и количестве, лучшем и худшем тренде, долям по сумме и количестве, трендам по сумме и количестве. Также, соответствующие данные аналитики представлены по базовому и текущему периодам. Ниже на каждом листе добавлены по два графика: круговая диаграмма с долями анализируемого показателя (товар, упаковка, производитель, регион и прочее), под ним гистограмма по показателям со сравниваемыми периодами – текущий и базовый, либо план-факт, в зависимости от данных отчёта.
Графики так же вставлены картинкой.
Как видим, автоматически выполняется такая работа, на которую даже у профессионала, владеющего в совершенстве средствами Excel, ушёл бы не один час. Здесь же на это уходят считанные минуты, что является превосходным результатом!
Чтобы изменить какие-то данные в итоговом отчёте, нужно произвести необходимую фильтрацию в программе, либо выбрать новый сравниваемый период, после чего выгрузить новый отчёт в Excel. В результате Вы получите новый, автоматически сформированный, аналитический отчёт.
Кроме того, даже на этапе работы программы с загруженными данными можно легко изменить параметры источника, выбрав одноимённый пункт в меню, например, количество строк или столбцов, а также настроить проект, если нужно добавить или отключить какие-то показатели, выбрать колонки или изменить группировку, воспользовавшись пунктом «Настройки проекта».
Язык цифр универсален, поэтому использование программы также универсально. Первое, к чему логически можно применить данный инструмент – это, конечно же, анализ продаж. Здесь Сводная таблица может служить незаменимым помощником специалистам отдела продаж в тех компаниях, где отсутствуют профессиональные аналитики. Простые настройки и понятные показатели значительно упростят работу и подскажут направление, куда следует двигаться.
Выше мы говорили, что Сводная таблица может быть быстро интегрирована с CRM-системами. Здесь руководитель может быстро оценить работу менеджеров по сделкам и выполненным задачам. То же самое может быть осуществлено для анализа отдела закупок, насколько эффективно менеджеры выполняют свою работу.
Ну а если Вы малый предприниматель с минимальным количеством персонала, то Сводная таблица будет для Вас незаменимым инструментом в быстром анализе ситуации и принятии управленческих решений.
Выводы
Конечно же, сравнивать MS Excel с программой Сводная таблица от NeoNeuro можно, но не совсем корректно. Всё-таки Сводная таблица – это более узкий, специализированный инструмент, направленный на решение конкретных задач. Excel же – это мощная программа для решения самого широкого круга задач, с мощным инструментарием даже стандартных средств, не говоря уже о дополнительных надстройках и модулях VBA-программирования. Но то, как справляется со своими функциями программа Сводная таблица (PIVOT TABLE) – здесь ей может позавидовать даже Excel. Быстрые настройки, удобное меню, готовые аналитические отчёты в один клик. Но главные достоинства программы, как нам видится – это применение технологий искусственного интеллекта, что делает её универсальной в обработке отчётов разной формы; отсутствие необходимости специальных знаний у пользователя программы, в том числе, знаний Excel.
Всё это даёт нам право рекомендовать к приобретению программу Сводная таблица (PIVOT TABLE) от разработчика NeoNeuro.
Программа платная, но она того стоит, как Вы уже поняли. Существует ознакомительная тестовая версия, скачиваемая с сайта разработчика, и три платные версии (в зависимости от функционала).
Цены в статье действительны на февраль 2018 года.
Приобрести данную программу можно здесь.