От того, насколько грамотно будет внедрено бюджетирование на предприятии, зависит качество дальнейшей работы организации, её отчётности, а также — корректность принятия управленческих решений. Задача хорошего экономиста, финансового директора, или другого специалиста, который будет занят в этом процессе — сделать всё правильно и не допустить грубых ошибок на каждом этапе работы.
На основании своего богатого опыта работы в сфере экономики, аналитики, финансов, даю примерный план действий построения бюджетирования с нуля.
Содержание:
1 Этап — Старт |
2 Этап — Порядок действий |
3 Этап — Внедрение и работа над ошибками |
4 Этап — Регламентация |
5 Этап — Заключительный: проверка отчётов на внедрённость |
1 Этап — Старт
Определяем цели, куда движемся.
Определяем необходимый набор отчётов.
Составляем план по внедрению.
Основные ошибки, которые могут возникать в процессе внедрения бюджетирования:
— не понимаем, что хотим;
— неверные ожидания и настрой;
— саботаж и сопротивление сотрудников;
— иллюзии по поводу быстрой комплексной автоматизации управленческой отчётности.
Как итоговый результат — создание дашборда (панели приборов), где на одном листе разместятся все ключевые показатели эффективности и динамики работы компании в удобочитаемом формате для собственника бизнеса (учредителей) или возможных инвесторов.
Основные отчёты для внедрения и автоматизации:
ДДС — отчёт о движении денежных средств
БДР — план-факт доходов и расходов компании с определением фин. результата
Баланс — управленческий ежемесячный баланс для определения фин. состояния фирмы
2 Этап — Порядок действий
Здесь прорабатываем:
— проформы отчётов, справочники;
— источники информации;
— ответственные сотрудники.
На этом этапе строим управленческие отчёты.
Определяем, где первоначально будем разрабатывать и «обкатывать» всю отчётность. На большом опыте внедрения бюджетирования на различных предприятиях стало понятно, что лучше всего начинать этот процесс в Excel, как бы ни рекламировали свою чудо-системы различные разработчики соответствующего софта. Далее — уже в выбранной ERP (например, 1С). Просто, когда вы изначально начинаете внедрение сразу в базе, особенно новой, то это оборачивается растянутым как по времени, так и по ресурсам трудоёмким процессом. Да, на этапе внедрения системы всё равно будут «неровности», но уже не столь критичные. А здесь проблемы придётся исправлять на ходу, с почасовой оплатой программистов.
Определяем источники информации, создавая подробные справочники.
Наименование статьи
Тип
Источник информации
Описание статьи
При выборе ответственных за ведение сопутствующих отчётов необходимо организовать взаимосвязь, чтобы не брать всю работу и ответственность на себя или полностью отдавать на то, что разберутся сами. Будет налажен процесс обучения
Текущая отчётность для ответственных сотрудников должна строиться на следующих принципах:
1. Отчёт простой и понятный для сотрудника.
2. Заполнение отчёта занимает 5-10 минут в день.
3. Сотрудник является соавтором отчёта.
4. Целевые показатели отчёта осуждаются с сотрудником.
5. Отчёт помогает идти к цели, видеть результат в моменте и с трэкингом, помогая принимать решения.
6. Отражает картину результата выполнения цели, сравнения с предыдущими периодами, планом.
3 Этап — Внедрение и работа над ошибками
Делаем тестовое заполнение отчётности.
Корректируем проформы, статьи, источники информации.
Работаем с ограничениями (по срокам, по точности на этом этапе).
4 Этап — Регламентация
Составляем регламенты по каждому отчёту
Включаем задачи по сбору отчётов в чек-лист закрытия месяца
Этот этап идёт именно после третьего, потому что регламент удобнее создавать после того, как мы прошли тестовый этап создания отчёта, а не до этого этапа. Так мы видим все нюансы составления отчёта и его трудоёмкость.
Регламентация нужна для того, чтобы:
Закрепить технологию, требования к качеству отчётов, срокам их сдачи, предоставления информации для отчётов от ответственных сотрудников.
Обеспечить наследственность передачи информации при перемещении, увольнении сотрудников, чтобы адаптация, обучение нового сотрудника происходила в кротчайшие сроки, и при этом качество отчётности не ухудшалось.
В регламенте прописывается:
— название отчёта
— цель отчёта
— дата формирования и изменения регламента
— ответственный за заполнение и контроль отчёта
— технологию создания отчёта
— риски, которые могут сорвать сроки отчётности и способы их решения
— правила работы отчёта, важные особенности и принципы
Чек-лист закрытия периода
Это ключевой инструмент для регулярного и своевременного сбора отчётности
Позволяет управлять сроками, приводя их к желаемым
Изначально плановые сроки обсуждаются и заполняются с ответственными сотрудниками. На более поздних этапах — делается централизованное определение сроков, исходя из фактической статистики и необходимости компании.
Каждый ответственный заполняет фактический срок самостоятельно по своим блокам и причину отклонений.
Разбираются причины и принимаются меры по профилактике в следующем периоде.
Планирование осуществляется от цели к срокам: в первую очередь заполняется плановая дата предоставления отчётности, а от неё уже остальные промежуточные этапы.
5 Этап — Заключительный: проверка отчётов на внедрённость
Признаки внедрённого отчёта:
1. Инструмент адаптирован под использование в компании.
2. Сотрудники понимают и используют его для повышения эффективности работы.
3. Инструмент описан в регламентирующих документах, которые изучают новые сотрудники, а потом используют в работе.
4. Показывает правду.
5. Предоставляется своевременно.
6. Помогает собственнику принимать своевременные управленческие решения.
Только пройдя все эти этапы, желательно не перескакивая с одного на другой, можно выстроить бюджетирование на предприятии с нуля. Конечно, для этого должен быть соответствующий опыт, но даже воспользовавшись этим планом действия, вы сэкономите много времени, сил и денег. Ну а для того, чтобы облегчить свой труд — воспользуйтесь готовыми помощниками в Excel в нашем магазине.